ERP管理软件：集团型企业如何建立ERP数据维护模式

ERP的实现需要通过实施成熟的企业信息管理系统，它贯彻了统的业务流程，包含了企业各种基础业务数据、产生各种企业管理报表，是能够全面体现企业经营情况的综合管理系统。企业数据标准化包含2个方面，是企业数据标准的制定，制定后应当及时以企业公文的形式发布，让相关人员了解并执行;二是标准数据的维护。主要是对标准数据进行增、删、改，以确保标准数据满足业务需要。
数据维护工作要高度重视数据的准确性、完整性和及时性，建立规范数据维护的流程和制度。不管是对基础数据的维护(包括对物料、供应商、客户的编码增改等)，还是对业务数据的更新(如订单的业务数据录入，库存的变更等)都应遵循这些流程和制度，以减少数据维护中的风险。文中对ERP系统项目中核心主数据的几种维护策略和维护模式的优缺点进行对比分析。可以供不同的ERP软件项目选择其适合的数据维护模式和维护组织及流程方案。
1 核心主数据
核心主数据是属于集团层面需要重点关注和统管理的基础数据，集团层核心数据有以下特点。
1)核心数据指此类数据存在于企业全寿期管理中，且需要从行业角度出发统制定编码规则。
2)根据使用功能的不同，将集团层核心数据分成三大类：全寿期链核心数据(物料、设备、功能位置、WBS结构、设备分类)、财务核心数据(会计科目、资产、供应商、客户)和人力资源核心数据(人员、组织机构)。
3)核心数据间会存在相互依赖关系。例如，对于某具体物资，在设计、施工、运营全寿期内可能分属物料、设备、资产。相互之间存在逻辑联系。方案设计时需要通盘考虑。
4)所涉及到的核心数据的编码方案均基于实际业务需求编制而成。
2 核心主数据维护策略
核心主数据的管理是ERP项目中的核心工作之，主要通过以下3个方面来确定核心数据的维护策略。
2.1 确定核心数据管理总体模式
总体模式包括：集中式、分散式、适度集中式等。
1)集中模式。由集团管理所有的主数据，如总账科目、供应商主数据、物料主数据、成本中心、设备主数据等，下属各成员公司不维护任何数据。使用此模式的企业特点是业务类型统，业务内容相近，企业较小。
2)分散模式。集团不管理任何主数据，由下属各成员公司根据业务需求负责维护自已掌握的所有主数据。使用此模式的企业特点是业务较分散，多头管理，利益端较多的企业。
3)适度集中模式。由集团管理部分核心主数据，如总账科目、供应商主数据、客户主数据、物料主数据等，下属各成员公司根据业务需求负责维护自己掌握的部分主数据。使用此模式的企业特点是主业较鲜明的集团性企业，如：中石油、中国电信、申能股份等。
适度集中模式，即根据数据类型和数据内容区分集团统维护和分散维护及管理。适度集中模式中又有多种子模式。经过对各类核心数据业务操作的特点进行分析后。确定适度集中模式的主数据维护方式(见表1)，其中物料、会计科目、供应商、客户需要统管理。
2.2 确定数据管理的组织架构
根据数据管理的模式确定数据管理参与的责任部门。集团ERP项目数据管理的整体组织架构为：信息化导小组信息管理部/ERP项目部集中数据维护组织成员公司数据维护组织。
2.3 确定各核心数据维护架构
1)物料。维护内容是建新物料主数据，维护物料主数据基本视图(描述、计量单位、分组、分类、管理属性等)，扩展工厂视图以及其他视图：维护机构是按照物料大类的不同，分散到专门的机构、各成员公司，维护时点是在集团数据组收到新增物料申请并核对物料属性后维护物料主数据基本视图。各成员公司按照业务需求随时扩展工厂视图以及其他视图。
2)会计科目。维护内容是新建集团层数据和公司代码数据;维护机构是集团财务科目维护小组和各成员公司;维护时点是在集团数据组收到新增科目申请并验证合理性后维护集团层数据，各成员公司按照业务需求随时维护公司代码数据。
3)供应商。维护内容是建新的供应商，维护新供应商基本数据(名称、地址、税号等)和公司代码下数据、采购视图;维护机构是集团数据维护小组负责和各成员公司;维护时点是在集团数据组收到新增供应商申请并核对信息后维护新供应商基本数据，各成员公司按照业务需求随时维护公司代码下数据、采购视图。
2.4 绘制、确定集中管理的数据维护流程和制度
数据管理流程详细描述了数据申请、数据维护工作步骤。
3 物料主数据维护
3.1 物料主数据维护组织
ERP项目的物料维护管理是在集团层面设立物料运维管理机构。并在各成员公司层面设立物料运维小组为各成员公司的各业务部门提供服务。
物料维护组织架构是集团层面(集团信息化主管部门集团物料数据集中运维组)成员公司层面(成员公司物料维护小组成员公司业务部门)。